[El Mercurio] Columna: Los retos que enfrentan las compras públicas y las TI’s

La siguiente columna fue redactada por Daniel Colle, gerente de Círculo Público Privado, y fue publicada en El Mercurio el día 31 de agosto 2016. Aquí su transcripción.

Expertos en ChileCompra2

El sistema de Compras Públicas de Chile es uno de los más importantes a nivel mundial y referente a nivel latinoamericano. Como todo sistema complejo tiene sus particularidades y oportunidades de mejora. Unos de los primeros elementos a considerar es la cultura organizacional. Con el tiempo se puede llegar a entender las diferencias entre el mundo privado y el público. Otro elemento transversal a considerar es la falta de comunicación entre la unidad de compra y quienes utilizarán los servicios (cliente interno o requirente). Esto produce requerimientos poco claros, con demasiados elementos que quedan a interpretación lo que da espacio a la especulación de que la licitación está arreglada, pero en la mayoría de los casos no es así.

Mecanismos de Compra del Estado

Aterricemos ahora al proceso de compra. El Estado tiene 4 mecanismos para comprar, 2 regulares que son los Convenios Marco y Licitaciones Públicas y 2 excepcionales, que son las Licitaciones Privadas y Tratos o designación Directa. Analizaremos los dos mecanismos regulares que son los más utilizados.

Iniciemos con la definición de Convenios Marco. Este es un mecanismo de compra en el que un grupo de proveedores es seleccionado en una gran licitación con ciertos requisitos de experiencia, calidad, niveles de precio y descuento, que al ser adjudicados les da la oportunidad de estar en un Catálogo Electrónico tipo Amazon donde ingresan las Instituciones Públicas y buscan los productos y servicios que requieren, ahorrándose los plazos y costos de realizar una licitación. En el caso de las TIC’s existe los siguientes convenios marco vigentes: Data Center y Servicios Asociados (ID de licitación 2239-17-LP11), Perfiles para el desarrollo y mantención de sistemas informáticos (ID 2239-3-LP15) y Hardware, Licencias de Software y Recursos Educativos Digitales (ID 2239-7-LP14). La primera pregunta es como yo, proveedor de tecnología, puedo incorporarme a estos convenios. La única forma es esperar que la Dirección ChileCompra realice un nuevo llamado cuando el plazo de vigencia de alguno de ellos haya caducado y el más cercano es el año 2019. Otra alternativa es que la Dirección ChileCompra considere que existe poca competencia y podría abrirlo luego de transcurrido 12 meses.

La siguiente pregunta es ¿cómo vendo? En general los proveedores tienen la expectativa que, al estar en el catálogo electrónico, donde todos los compradores públicos miran, es cuestión de esperar que las ventas empiecen a llegar. Por otra parte, muchos funcionarios públicos se niegan a tener contacto con los proveedores dado que existe una norma que indica que no debe haber contacto “mientras la licitación se encuentra en proceso de evaluación” pero por las dudas lo extienden a cualquier momento. Entonces ¿qué debemos hacer? Dado que la licitación ya está adjudicada no existe limitación para el contacto con los funcionarios públicos por lo cual no sólo es posible, sino que debemos hacer gestión de venta, sobre todo considerando que entre los 3 convenios suman más de 3600 proveedores adjudicados y hábiles para vender.

Ventas consultivas

Otra dificultad para vender tecnología es el desconocimiento del mercado por parte de los compradores públicos, esto exige un esfuerzo parte de los proveedores para educar a los compradores y asesorarlos durante el proceso de compra.

Todo esfuerzo tiene su recompensa, pero requiere constancia y paciencia. Muchos proveedores le dedican media jornada o un cuarto de jornada a la gestión de venta en el mundo público y se quiere un esfuerzo de tiempo completo para abrir un nuevo mercado.

Veamos a continuación la otra forma que el Estado tiene para comprar, la licitación. En este caso, las instituciones públicas pueden comprar los productos y servicios que no se encuentren en los convenios marco, salvo que aseguren e informen a la Dirección ChileCompra que pueden conseguir “condiciones más ventajosas” que las existentes en el convenio vigente. Aquí las dificultades son similares a las mencionadas anteriormente, pero la solución es más compleja dado que una vez publicada la licitación, el contacto es sólo a través de los mecanismos previstos en las bases de licitación, típicamente el foro de consultas. Si tienen dudas sobre lo que se requiere o las condiciones, deben hacer las preguntas para poder hacer una buena propuesta y además las respuestas son parte integrante de las bases de licitación. Muchos proveedores primerizos postulan, no ganan y se frustran y comienzan a especular sobre si estaba arreglada o no la licitación. La Dirección ChileCompra sacó una licitación en la cual indica que para tener un 80% de probabilidad de ganar una licitación es necesario haber participado en 5 licitaciones anteriormente. En otras palabras, existe una curva de aprendizaje que no podemos eludir y muchas veces los errores cometidos son simples y de fácil corrección. Para evitarlos puedes revisar unos tips para ganar licitaciones en circulopublicoprivado.cl/tips-licitaciones

Daniel Colle

Ingeniero Civil Universidad Católica y MBA de la U. Adolfo Ibáñez. Ha trabajado en empresas privadas y 5 años en la Dirección ChileCompra.

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